Schutz des Vertraulichkeitsgebotes für Hinweisgeber
Interne und kostenneutrale Lösungen für Meldekanäle können gegen das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes verstoßen:
Intuitiv wird wohl seitens der Unternehmen zunächst eine interne und kostengünstige Lösung angestrebt. Werden die möglichen Meldekanäle jedoch vor dem Hintergrund der Anforderungen der Richtlinie betrachtet, stößt man auf Konfliktfelder:
Bei der Einrichtung einer internen E-Mail-Adresse oder internen Telefonnummer für die vertrauliche Meldung von Hinweisen kann in der Regel eben nicht garantiert werden, dass nicht zuständige Personen (hier das IT-Personal des Unternehmens mit seinen administrativen Rechten) in das System eingreifen können und Kenntnis von Anrufern (über die Rufnummer) oder sogar vom Inhalt des Hinweises erhalten (durch Zugriff auf den Mail-Server). Dies widerspricht jedoch dem Gebot des Gesetzes, dass nicht befugte Mitarbeiter keinen Zugriff auf das System bzw. die übermittelten Meldungen haben dürfen.
Demzufolge verbleibt für eine telefonische interne Meldestelle die Einrichtung einer für den Anrufer kostenlosen externen Nummer (wie z. B. das „freecall 0800 Smart“-Angebot der Telekom), wobei der Anruf entweder auf einer Voicebox aufgenommen oder von einer Ombudsperson entgegengenommen wird, da durch eine solche externe Nummer die Rufnummer des Anrufers nicht übermittelt wird.
Faktisch verbleiben also wenige Optionen: Die Einrichtung eines IT-gestützten Systems oder die telefonische Entgegennahme des Hinweises über eine externe Telefonnummer einer Ombudsperson. Der unter Umständen dennoch abträgliche Faktor hinsichtlich der Ombudsperson: Die Kosten. Eine permanent per Telefon erreichbare Ombudsperson, die alle für die Organisation relevanten Sprachen bedienen kann und sogar noch verschiedene Zeitzonen abdeckt, kann durchaus nicht unerhebliche Kosten verursachen.