Intern, extern oder doch direkt an die Öffentlichkeit? – Die verschiedenen Meldewege im Vergleich
Welcher Meldeweg von Whistleblowern in Ihrem Unternehmen angesteuert wird, ist von verschiedensten Faktoren abhängig. Nachfolgend werden wir den internen und externen Meldeweg sowie die Offenlegung an die Öffentlichkeit in Vergleich setzten. Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit an unser Expertenteam wenden, wir beraten Sie gerne über unsere Leistungen und empfehlen Ihnen, welchen Meldekanal Sie nutzen sollten.
Die-EU-Whistleblower-Richtlinie bestimmt Vorgaben, die in nationales Recht zu implementieren sind. So wird unter anderem vorgegeben, welche Voraussetzungen der Meldekanal zu erfüllen hat. Die Einrichtung eines internen Meldekanals ist beispielswiese für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern gemäß § 12 HinSchG grundsätzlich verpflichtend. Der nationale Gesetzgeber gibt Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern hier einen Aufschub bis zum 17.12.2023. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern sind innerhalb von drei Monaten nach Inkrafttreten des HinSchG bereits verpflichtet, einen internen Meldekanal anzubieten.
Dieser muss Hinweisgebern sowohl schriftlich als auch mündlich zugänglich gemacht werden (§ 16 Abs. 3 HinSchG) und kann zusätzlich digital angeboten werden. Der Kanal muss für jeden, der dem Schutz der EU-Whistleblower-Richtlinie unterliegt, erreichbar sein. Da sich der digitale Kanal als moderner und zukunftsorientier Kanal etabliert hat und immer mehr an Beliebtheit gewinnt, bietet es sich an, für ein Unternehmen einen solchen zusätzlichen Kanal zu implementieren. Weiterhin erfüllt er die Voraussetzung eines schriftlichen Kanals. Ein digitaler Kanal ist eine einfache Möglichkeit, da er sprachbasiert und durch künstliche Intelligenz in verschiedenen Sprachen rund um die Uhr von jedem mit einem digitalen W-LAN empfangenden Gerät zugänglich ist. Unbefugte dürfen demnach keinen Zugriff auf die abgegebenen Hinweise haben. Dies gilt dem Schutz der Identität des Hinweisgebers und Dritter. Daher muss die Person, welche den Hinweis entgegennimmt, eine neutrale Person sein. Wurde ein Hinweis abgegeben, so ist dem Hinweisgeber binnen sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Zustellungsmitteilung zuzusenden. Ebenso muss der Hinweisgeber gemäß § 17 Abs. 2 HinSchG nach drei Monaten eine Information über die Verarbeitung der Meldung, welche Maßnahmen getroffen wurden (§ 18 HinSchG) oder welches Ergebnis erzielt wurde, mitgeteilt werden. Die Dialoge müssen geschützt erfolgen, da Vertraulichkeit, Anonymität und Datenschutzkonformität sichergestellt werden müssen. Das öffentliche Ansehen bleibt gewahrt und Skandale und Ermittlungen bleiben fern.
Für die Einrichtung eines externen Meldekanals sind die Mitgliedsstaaten verpflichtet, welche hierfür eine zuständige Behörde benennen müssen. Diese ist dann befugt Meldungen entgegenzunehmen. Ziel dieses externen Meldekanals ist die Brücke zwischen Hinweisgeber und zuständiger Ermittlungsbehörde als Sicherungsmaßnahme der Vertraulichkeit und der ordnungsgemäßen Ermittlung gemäß § 24 iVm. § 28 HinSchG. Die Behörden müssen demnach mit angemessenen Ressourcen ausgestattet werden und speziell ausgebildete Whistleblowing-Verantwortliche stellen. Ihre Funktion besteht darin, die Hinweise entgegenzunehmen, sie zu untersuchen, sowie die Rückmeldung an den Hinweisgeber vorzunehmen.
Ebenfalls als externer Kanal gilt die Öffentlichkeit. Dieser sollte jedoch als Last Resort/Ultima Ratio genutzt werden, da dieser Kanal die Reputation und auch das Unternehmen an sich schädigt. Der Gang an die Öffentlichkeit kann in Betracht gezogen werden, sofern gemäß § 32 Abs. 1 S. 2 HinSchG eine unmittelbare Gefahr für das öffentliche Interesse besteht oder ein Schaden sowie die körperliche Unversehrtheit einer Person anzunehmen ist. Wer hingegen missbräuchlich den Weg der Öffentlichkeit wählt, ohne dem Schutzbereich des § 32 HinSchG zuzugehören, macht sich gegebenenfalls Schadensersatzpflichtig. Denn laut Hinweisgeberschutzgesetz gilt ein Vorrang des externen Meldekanals vor der Offenlegung des Hinweises an die Öffentlichkeit. Ausnahmen von dieser Regelung ergeben sich aus § 32 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG. Der direkte Gang an die Öffentlichkeit ist beispielsweise dann geschützt, wenn hinreichender Grund zur Annahme besteht, dass im Fall einer externen Meldung Repressalien zu befürchten sind. Die Schutzwürdigkeit unterliegt grundsätzlich den Bestimmungen des § 33 HinSchG.